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公司合同管理中的风险点及其控制

为规范公司合同在签订、履行过程中的管理,防范与控制合同风险,依法维护公司的合法权益,现对公司合同管理中的风险点作以下提示:

 

 

一、合同的签订

 

 

1、对方主体资格的审查

订立合同前,应当对对方单位的主体资格、相关业务资质、资信能力、履约能力进行调查,不得与不能独立承担民事责任的单位(如项目部、业务部、分支机构等)签订合同,不得与不具备履行合同必须具备相应资质(如房地产开发资质、建筑施工资质、广告经营资质等)的单位签订合同。为此,公司应在合同谈判前取得对方的经年审合格的营业执照和资质证书复印件(加盖对方公章)。

公司一般不得与自然人签订经济合同,确有必要签订经济合同,应经公司法务部门同意。

 

2、对方履约能力的审查

公司不得与对方单位签订与该单位履约能力明显不相符的经济合同。根据合同的性质,可以从对方单位的注册资本和实收资本、最近一期经审计的财务报表、对方单位的员工总数、荣誉证书等方面,对其履约能力做出综合判断。

 

3、本方履约主体资格和履约能力的审查 

签约前公司应审查自身作为相关合同方的主体资格是否符合,是否具备相关经营资质,是否具备相应的履约能力。需要相关部门配合的是否已经协调妥善,如合同拟约定的资金支付计划,是否已由财务部门认可可行。

 

4、合同的形式 

公司订立合同,均应当采用书面形式,并订立正式的合同书。

由于传真件的证据效力在法律上存在不确定性,有关书面合同签署后必须取得合同原件,并妥善保存。

 

5、合同的起草权

对于重大合同,公司应尽量争取合同起草权,并尽量使用公司拟定的合同示范文本。这样的话,可以在合同谈判过程中争取有利的谈判地位,并有利于公司合同管理和审批的效率。

 

6、签订合同前的批准和授权 

按规定须经上级有关部门批准才能签订的合同,必须经批准后才能签订。

按公司章程和法律规定必须由公司股东会(股东大会)或董事会决定才能签署的合同,必须取得相关决议后才能签订。比如,《公司法》规定,公司向其他企业投资或者为他人提供担保,按照公司章程的规定由董事会或者股东会、股东大会决议;公司章程对投资或者担保的总额及单项投资或者担保的数额有限额规定的,不得超过规定的限额。

公司为公司股东或者实际控制人提供担保的,必须经股东会或者股东大会决议。

 

7、合同签订过程中的注意事项

7.1 合同签署前应仔细检查、核对合同各条款,确保所签署版本是最后定稿版本。

 

7.2 在正式签署的合同文本中,应尽量避免过多空白,以避免少数不诚信的单位在合同签署过程中擅自增加合同的内容。

 

7.3 公司与对方单位拟签订的合同,一般应先交由对方单位签名盖章,然后再由公司签名盖章。

本方应要求对方盖章时使用公章或合同专用章,不得接受其他形式的印章(如业务专用章、财务专用章、部门章)在合同上盖章。 

 

7.4 为避免少数不诚信的单位在合同签署过程中擅自更换合同的内容,合同签署时双方都应盖骑缝章。 

 

7.5 除非对方单位法定代表人亲自签署合同,其他授权代表签署合同必须提供加盖公司公章和法定代表人签名的授权书。属重大合同的,即使是对方法定代表人签署,也应要求对方提供其董事会批准及授权的决议。

(营业执照和签署人身份证复印件) 

 

7.6 为防范经济合同诈骗的风险,对方代表在合同上签名时,应由本方经办人员见证其亲笔签名,签名人员的身份证复印件应留底备存。

 

7.7 合同经双方签字、盖章后,按法律法规规定或合同约定必须办理鉴证、公证、批准手续的,应及时办理。

 

 

二、合同的内容

 

 

合同条款应当尽量按照国家或公司制定的示范文本和公司编制的指导手册来起草。

 

1、当事人的名称、住所 

合同抬头、落款、公章与对方营业执照载明的当事人的名称、住所应保持一致。

 

2、合同标的 

合同标的应具有唯一性、准确性,买卖合同应详细约定规格、型号、产地、等级等内容;服务合同应约定详细的服务内容及要求;对合同标的无法以文字描述的应将图纸作为合同的附件。

 

3、数量

合同应采用国家标准的计量单位约定标的物数量。对于长期合作合同无法约定确切数量的,应约定数量的确定方式(如订货单、送货单、分合同等)。

 

4、质量

有国家标准、行业标准或企业标准的,应约定所采用标准的代号;对于可以用指标描述的产品应约定主要指标要求;凭样品交付的应约定样品的产生方式及样品封存方式、地点。 

 

5、价款或报酬

价款或者报酬应在合同中明确,采用折扣形式的应约定合同的实际价款;价款的支付方式如支票、汇款、信用证、现金等应予以明确;价款或报酬的支付期限约定应当明确可行。

 

6、履行期限、地点和方式

合同履行期限应具有确定性,难以在合同中确定具体期限的应约定确定履行期限的方式。合同履行地点应力争作对本方有利的约定,如买卖合同一般约定交货地点为本方仓库或本方的住所地。合同履行地的具体地名应明确至市辖区或县一级。

 

7、承诺与保证条款 

对于公司经合理调查仍然未能了解的标的物或目标企业的情况,可以通过承诺与保证条款要求对方兜底,从而减小交易风险。比如,股权受让方可以视需要要求转让方承诺与保证除双方认可的审计报告确认的目标企业债务之外,不存在任何其他债务、责任和或有负债,否则转让方应当向受让方作出足额赔偿;法律法规规定的目标企业经营必须办理的一切手续、证明、批文及许可均已合法办如此等等。 

 

8、各方的权利义务

各方的具体权利和义务,是合同内容的重心,应尽量予以明确约定。

 

9、合同的担保 

合同中对方要求提供担保或本方要求对方提供担保的,应结合具体情况根据《担保法》的要求及时办理抵押登记、质押登记等相关手续。提供保证的,应明确约定保证的范围和保证期间。 

 

10、违约责任 

10.1 违约责任条款应尽量明确,以使违约救济的方法具备可执行性。建议结合各方的权利义务分别约定违约责任。

 

10.2 约定赔偿损失的,对于赔偿范围应尽可能穷尽。对于非知识产权类合同,如需对方赔偿本方追偿损失所发生的律师费、差旅费等,应有明确约定。

 

10.3约定违约金的,不可过分高于可能造成的损失,否则在诉讼或仲裁过程中可能被司法机关行使自由裁量权予以减少。

 

11、合同的解释

合同文本中所有文字应具有排它性的解释,对可能引起岐义的文字和某些非法定专用词语应在合同中进行解释或定义。

 

12、保密条款

对于涉及保密信息的合同,应当约定保密承诺与违反保密承诺时的违约责任。 

 

13、通知条款

为保障合同履行过程中通知送达的效力,应明确当事人的联系地址、邮编、电话等信息以及有效送达方式(一般包括派员亲送、快递邮寄、数据电文等方式)。 

 

14、解决争议的方式 

解决争议的方式可选择仲裁或起诉,选择仲裁的应明确约定仲裁机构的名称,否则可能因约定不明导致仲裁约定无效。

争议解决方式的选择一般应当考虑司法实践中的地方保护主义因素,以及争议解决的效率和成本等。

 

15、合同的成立时间、生效要件及合同签订时间、地点

合同结尾处应明确约定合同的成立时间、生效要件及合同的签订时间、地点。

 

16、合同的附件

合同如存在附件的,应明确约定附件是合同的组成部分,并与合同条款具有同等效力。当附件内容与合同条款不一致时,以哪个约定为准,也应予以明确。 

 

17、涉外合同 

在起草涉外合同时,应考虑有关国际惯例,以提高双方缔结合同的效率。

 

 

三、合同的履行

 

 

1、公司应当按照合同约定全面履行自己的义务,并随时督促对方及时履行其义务。对合同履行中发生的情况应建立合同履行情况台帐。

 

2、有关合同履行中的书面签证、来往信函、文书、通知等文件应及时整理、妥善保管原件,以备在产生争议时作为证据之用。

 

3、向对方单位交付标的物、款项、资料或发票时,应向对方索取收条。

 

4、向对方单位发出通知时,应采取书面形式并由专人送达或快递邮寄,并由对方在通知(或回执)上盖章或对方授权代表在通知(或回执)上签名,并由本方收回妥为保存。

 

5、对合同履行过程中对方的违约情况,本方应及时查明原因,通过取证按照合同约定及时、合理、准确地向对方提出违约及要求补救或索赔的报告。

 

6、当本方接到对方的违约或索赔报告后应认真研究并及时处理、解释或提出反索赔。公司员工不得擅自在对方出具的违约或索赔报告、对帐单等确认类文书上签字盖章,确须确认的,应视具体内容经部门负责人以上领导同意。

 

7、在履行合同过程中,本方经办人员若发现并有确切证据证明对方有下列情况之一的,应立即中止履行,并及时书面上报部门负责人以上领导处理:

 

7.1、经营状况严重恶化;

 

7.2、转移财产,抽逃资金,以逃避债务;

 

7.3、丧失商业信誉;

 

7.4、有丧失或者可能丧失履行债务能力的其他情形。 

 

8、在对方发生合并、分立、改制、股权转让或其他重大事项以及对方的合同经办人员发生变动时,应及时对帐并确认双方债权债务。

 

9、履行合同约定的向我方付款义务的实际付款方若不是合同签约对方,必须要求实际付款方向我方出具代付款说明,要求合同签约方向我方出具委托付款说明。

 

10、本方经办人员与本方终止劳动关系或因其他原因发生变更的,本方应在情况发生后尽快以书面告知对方单位,以免本方对该人员之后的行为承担责任。

本方内部应做好履行合同的统筹协调,相关各部门均应明确了解合同约定的权利义务,并密切配合完成履约。

 

11、合同履行过程中如发生争议或纠纷,应及时向公司法务部门汇报,必要时组织外部律师进行研究、讨论,并应及时提起诉讼或仲裁,以免超过时效本方请求无法得到法律保护。